Functie Sportraad

1. Inleiding
In het begin van deze eeuw is gestoeid met de inhoud van de functie van de Sportraad. In het advies van de ingestelde commissie is in 2004 het volgende gememoreerd:

“De structuur van de vereniging HBC wijkt af van wat in Nederland gebruikelijk is. Gekozen is voor één vereniging met diverse afdelingen. In de praktijk zijn het diverse verenigingen met een overkoepelend bestuur (De Sportraad). Wij zien geen aanleiding om de huidige organisatieopzet te veranderen. Wel denken wij dat de juridische verhoudingen tussen Sportraad en afdelingen beter dienen te worden geregeld. In dat kader is voorts te bezien om alle afdelingen te verheffen tot zelfstandige verenigingen (zoals HBC tennis) en in de statuten de relatie met de moedervereniging vast te leggen. Duidelijkheid moet worden gecreëerd over mogelijke aansprakelijkheid van het bestuur van de vereniging (het DB van de Sportraad) voor handelingen, die in de afdelingen plaatsvinden, zonder dat het bestuur daarop invloed kan uitoefenen of daarin inzicht heeft”

In 2009 is dit advies opgevolgd en is vervolgens de verhouding tussen de Sportraad en de verenigingen belangrijk gewijzigd. Zo zijn de verenigingen verzelfstandigd en volledig verantwoordelijk voor hun eigen (financiële) huishouding. De wijzigingen zijn vastgelegd in de statuten van de Sportraad d.d. 10 juni 2009. De statuten van de verenigingen zijn hierop aangepast.

Het DB heeft de afgelopen maanden gemerkt dat er verschillende ideeën bestaan over wat van de Sportraad mag worden verwacht. Ook wordt duidelijkheid gemist over welke wijze inhoud wordt gegeven aan de statutaire doelstellingen. Het is frappant dat in eerdergenoemd advies het volgende wordt geconstateerd:

“Wij denken dat de Sportraad meer ondersteunend aan de afdelingen dan overkoepelend bestuur willen zijn. Daarbij kan de Sportraad zorg dragen voor de algehele coördinatie en promotie en aanspreekpunt zijn voor derden. De Sportraad zien wij als een gespreksplatvorm en een klankbord voor de afdelingen. Vanuit de Sportraad worden de individuele afdelingen gestimuleerd en gesteund bij voorkomende problemen. De Sportraad dient ons inziens op de achtergrond te functioneren, dit vanuit de grondhouding dat het primair de afdelingen zijn die in de buitenwereld zichtbaar zijn”

2. Doelstelling
De belangrijkste doelstelling van de Sportraad is het bevorderen van de gezamenlijkheid van haar leden, te weten:

  • tennisvereniging HBC
  • voetbalvereniging HBC
  • tafeltennisvereniging HBC
  • bridgevereniging HBC
  • badmintonvereniging HBC
  • gymnastics HBC

Zij tracht dit te bereiken door te functioneren als een gespreksplatform en een klankbord voor de afdelingen.

3. Functioneren
Zowel de hoofdvereniging (Dagelijks bestuur) als de Sportraad komen viermaal per jaar bijeen. Tijdens de vergaderingen wordt het “wel en wee” van de leden besproken. Bij de volgende onderwerpen heeft de Sportraad in de afgelopen tien jaar een (belangrijke)rol gespeeld.

  • 2009 website Sportraad; vernieuwing accommodaties Cruquiusweg
  • 2010 nieuw terras kantine voetbal
  • 2011 thema “vrijwilligerswerk”
  • 2012 vernieuwen entree en toilettengroep kantine voetbal; problematiek gladde vloer sporthal (Badminton)
  • 2013 bijeenkomst aansprakelijkheid vrijwilligers
  • 2014 renovatie en uitbreiding kantine voetbal; verlichting veld 2 voetbal; gezamenlijk inkoop van dranken voetbal/tennis
  • 2015 advisering procedure aanvraag financiering 2e kunstgrasveld voetbal
  • 2016 aanleg 2e kunstgrasveld voetbal; regeling van beroep voor leden van de verenigingen
  • 2018 thema bijeenkomst “Brede ledenwerving”

Algemeen: uitreiken van speldjes aan bestuursleden die een bepaald aantal jaren als zodanig functioneren.

4. Relatie Sportraad-subverenigingen
In de statuten is vastgelegd dat de verenigingen haar jaarstukken (begroting en jaarrekening) ter kennisname aan DB dienen toe te zenden.

5. Relatie Sportraad – Stichting Sportpark HBC
De relatie tussen (DB)Sportraad en stichting Sportpark HBC is van bijzondere aard. De stichting Sportpark HBC is eigenaar van het sportpark (grond en opstallen) aan de Cruquiusweg. Volgens de statuten heeft:

De stichting ten doel het beheren en exploiteren van het sportpark en doet dit voor eigen rekening en risico. De stichting is financiële verantwoording verschuldigd aan de Hoofdvereniging (DB Sportraad). Daarnaast behoeft de stichting goedkeuring van de Hoofdvereniging bij aankoop of verkoop van registergoederen en/of bij het bezwaren hiervan. De Hoofdvereniging benoemt het bestuur van de stichting telkens voor een periode van drie jaren.

De stichting heeft derhalve een zelfstandige status. Dit komt o.m. tot uiting bij de exploitatie van het sportpark (onderhoud van de terreinen en gebouwen en het vaststellen van de huren voor de gebruikers. De goedkeuring van de financiële stukken (begroting en de jaarrekening) is voorbehouden aan het DB van de Sportraad.

6. Relatie Sportraad-Kantinecommissie
Volgens de statuten wordt: “de exploitatie van de kantine op het sportpark HBC door de Hoofdvereniging opgedragen aan de Kantinecommissie. De kantinecommissie bestaat uit minimaal drie bestuursleden. De exploitatie-opbrengst komt ter beschikking van het bestuur van de Hoofdvereniging, die vervolgens een voorstel aan de Sportraad doet over de wijze van besteding. De Kantinecommissie legt na afloop van het exploitatiejaar verantwoording af aan de de Hoofdvereniging door middel van een exploitatierekening met balans. De Sportraad benoemt de voorzitter van de kantinecommissie telkenmale voor drie jaar”

7. Evaluatie periode 2009-2019
Zoals eerder aangegeven komen zowel het DB en de Sportraad viermaal per jaar bijeen. Tijdens deze vergaderingen komen de meest uiteenlopende onderwerpen aan de orde. Op zich is dat heel nuttig en zo voelen de verenigingen zich betrokken bij de “HBC-familie”. Dit is een groot goed en hier behoeft niet aan getornd te worden.

8. Conclusie
HBC Sport is een zogenoemde omnivereniging. Populair uitgedrukt: een samenbindend orgaan. Dit orgaan stelt zich ten doel het behartigen van de belangen van haar leden in de meest uitgebreide zin. Zij tracht de belangen van haar leden te behartigen onder meer door het initiëren en faciliteren van gemeenschappelijke zaken van haar leden.

Heemstede, 01 juni 2019
Het bestuur van de Hoofdvereniging (DB Sportraad)

N.H. Geels – Voorzitter
A. Mettes – Secretaris 
E.A. Cats – Penningmeester